Krajowy System e-Faktur. Czym jest KSeF i od kiedy zacznie obowiązywać?

Już od 1 lipca 2024 roku większość przedsiębiorców będzie musiała korzystać z rządowego programu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Dla wielu firm taka zmiana to niemała rewolucja. Ważne jest, aby być świadomym i dostosować się do nowych zmian. Czym jest KSeF? Jak działa i od kiedy korzystanie z niego będzie obowiązkowe? Odpowiadamy!


Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Przepisy regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur weszły w życie 1 stycznia 2022 r. na podstawie ustawy z 29 października 2021 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2021 poz.2076).

KSeF jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. 
W ten sposób systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Dodatkowo, KSeF posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.

Od kiedy zacznie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur działa w Polsce już od 1 stycznia 2022 r i pozwala na dobrowolną wymianę faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów najpierw proponuje dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF stąd od 1 stycznia 2022 roku do 30 czerwca 2024 roku korzystane 
z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne.
KSeF umożliwia podatnikom przesyłanie danych, a także wystawianie, odbieranie, przechowywanie 
i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w transakcjach między podmiotami. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

• 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT;

Warto dodać, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.

• 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.

Co to jest e-Faktura?

Faktura elektroniczna to ustrukturyzowany plik w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Struktura zawiera pozycje (pola), które mogły wystąpić na tradycyjnych fakturach w przeszłości oraz inne pola nieobowiązkowe występujące w obrocie gospodarczym.

O czym warto pamiętać?

• Dla wszystkich rodzajów faktur obowiązuje jedna struktura e-faktury;
• Faktury ustrukturyzowane można generować w firmowym systemie finansowo-księgowym 
i dostarczać do KSeF przez zdefiniowane połączenie API;
• W momencie przesłania faktury do KSeF uznaje się ją za wystawioną, a za otrzymaną – 
w momencie nadania numeru identyfikacyjnego KSeF ID;
• Każda e-faktura będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat.

Jak działa KSeF?

• Fakturę wystawiamy w przystosowanym do tego oprogramowaniu (KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML);
• System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer;
• Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO);
• Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).

Jakie są korzyści związane z KSeF?

• Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni);
• Wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach;
• Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – nie będzie koniecznością wysyłania faktur pocztą lub jako załącznik e-maila;
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura ustrukturyzowana będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na większą automatyzację procesów księgowych;
• Brak duplikatu faktur – nie ma możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury;
• Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta;
• Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące;
• Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury ustrukturyzowane będą przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców.

Kto i jak może uzyskać dostęp do KSeF?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba lub podmiot uprawniony, jeden z podmiotów, o których mowa w art. 106c Ustawy, o ile są uprawnieni do wystawiania e-faktur.
Jednym ze sposobów autoryzacji w KSeF jest wykorzystanie tokena uwierzytelniającego, który pozwala na zainicjowanie sesji komunikacyjnej z Krajowym Systemem e-Faktur. Wygenerowanie tokena możliwe jest między innymi przy użyciu komercyjnych rozwiązań zintegrowanych z KSeF.

Co to jest token KSeF?

Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możesz wygenerować token:

• do wystawiania faktur;
• do przeglądania faktur;
• umożliwiającego obie te czynności.

Numer tokena może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF. Na przykład z programami do automatyzacji księgowości i systemami do zarządzania firmami. Taka integracja pozwala na automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który wygenerował token.

W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego ePUAP i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu.

Token KSeF jest swego rodzaju niejawnym hasłem (kluczem), które umożliwia komunikację z KSeF

Wystarczy wygenerować jeden TOKEN z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur, resztę praw w odniesieniu do użytkowników oraz poszczególnych operacji jakie mogą wykonać.

Właściciel firmy/klient biura rachunkowego musi wygenerować token dostępu do swojej firmy w KSeF, nie ma odstępstwa od tego warunku. Token należy wygenerować w aplikacji ministerialnej na stronie: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.

Podejmuj najlepsze decyzje!
Skontaktuj się z nami – mamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze księgowej firm!

Zadzwoń: +48 601 627 101

Napisz: biuro@businessmind.pl