Co to jest podpis kwalifikowany? Kto i kiedy może go używać

Popularny podpis kwalifikowany jest formą podpisu elektronicznego, którego użycie – ma identyczną moc prawną, jak w przypadku tradycyjnego podpisu własnoręcznego na dokumencie. Do skutecznego złożenia podpisu kwalifikowanego, konieczne jest posiadanie certyfikatu, klucza publicznego i prywatnego, specjalnego czytnika oraz programu podpisującego. W przeciwieństwie do funkcjonalności, jaką jest podpis przy użyciu profilu zaufanego, podpis kwalifikowany jest płatny, jednak ma też znacznie szerszy zakres zastosowania. Co jeszcze warto wiedzieć o elektronicznym podpisie kwalifikowanym?

Czym dokładnie jest elektroniczny podpis kwalifikowany i jak go zdobyć?

Podpis kwalifikowany jest elektronicznym potwierdzeniem tożsamości osoby i służy do sygnowania różnego rodzaju dokumentów – zarówno urzędowych, handlowych czy prywatnych. Funkcjonowanie podpisu kwalifikowanego sankcjonuje i normalizuje ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Złożenie tego typu podpisu, każdorazowo potwierdzane jest za pośrednictwem certyfikatu kwalifikowanego, który weryfikuje tożsamość osoby składającej elektroniczny podpis. Podpis kwalifikowany wywołuje takie same skutki prawne, co w przypadku odręcznego podpisania dokumentu czy oświadczenia.

Aby uzyskać podpis kwalifikowany, konieczny jest zakup pakietu u jednego z certyfikowanych dostawców, który znajduje się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji. Koszt zestawu, w ramach którego znajduje się karta kryptograficzna z certyfikatem kwalifikowanym, czytnik kart oraz oprogramowanie – wynosi ok. 300 złotych.

Kiedy przydaje się podpis kwalifikowany?

Dzięki podpisowi kwalifikowanemu można uwierzytelnić dokument i nadać mu odpowiednią moc prawną na odległość. Elektroniczny podpis kwalifikowany jest pomocny w sygnowaniu różnych dokumentów, w tym urzędowych czy związanych w obrotem gospodarczym. Wśród najpopularniejszych sytuacji, kiedy przydaje się podpis kwalifikowany, wymienić można np.:

• składanie deklaracji podatkowych,
• składanie sprawozdań finansowych do KRS,
• uczestnictwo w przetargach publicznych,
• zawieranie umów cywilno-prawnych,
• wysyłka faktur elektronicznych online,
• potwierdzenie tożsamości podczas kontaktu z urzędami.

Warto pamiętać, że podpis kwalifikowany jest ważny przez 1 rok lub 2 lata i po tym okresie należy go uaktualnić.

Czy podpis kwalifikowany jest bezpieczną formą sygnowania dokumentów?

Certyfikat kwalifikowany, który służy do złożenia podpisu kwalifikowanego jest przechowywany i chroniony na specjalnym urządzeniu kryptograficznym albo przy pomocy dedykowanej aplikacji. Uważa się, że elektroniczny podpis kwalifikowany – jest znacznie bezpieczniejszą formą sygnowania dokumentacji, niż jego tradycyjny, ręczny odpowiednik – z uwagi na bardzo ograniczone możliwości jego sfałszowania. Podpis razem z certyfikatem kwalifikowanym przynależny do konkretnej osoby i wyłącznie przez nią może też być wykorzystywany.

Warto przeczytać:

Zmiany unijnego podatku VAT – co trzeba wiedzieć

Slim VAT 2 – kiedy wchodzi w życie i co zmienia

Terminy podatkowe 2021

PPK w firmach zatrudniających do 19 pracowników

Estoński CIT – zmiany w CIT 2021