System kaucyjny – rozliczenia VAT firm
Od 1 października 2025 roku w Polsce zaczął obowiązywać system kaucyjny na opakowania po napojach zgodnie z unijną dyrektywą SUP, mający na celu zwiększenie recyklingu i ograniczenie odpadów plastikowych. Wprowadzenie tego systemu niesie ze sobą istotne zmiany także w rozliczaniu podatku VAT, które każdy przedsiębiorca powinien poznać i odpowiednio przygotować swoje procesy księgowe.
Wpływ systemu kaucyjnego na rozliczenia VAT firm
W ramach systemu kaucyjnego kaucja pobierana za opakowania (zarówno wielokrotnego, jak i jednorazowego użytku) będzie doliczana do ceny produktu na każdym etapie łańcucha dostaw — od producenta lub importera, przez hurtowników, aż po sprzedawców detalicznych.
Kluczową zmianą jest jednak to, że zgodnie z nowymi przepisami kaucja nie będzie wliczana do podstawy opodatkowania VAT na żadnym etapie obrotu, o ile opakowanie zostanie zwrócone przez konsumenta.
Poruszaj się łatwo po całym artykule
>> kliknij w temat, by przeskoczyć do sekcji
> Obowiązki przedsiębiorców w systemie kaucyjnym
> Ewidencja i zwrot kaucji a VAT
> Specyfika opakowań w systemie kaucyjnym
> Najczęściej zadawane pytania
> Aspekty szczególnie ważne dla przedsiębiorców
– obowiązki, rozliczenia, sprzedaż internetowa, kontrole, sankcje
> System kaucyjny a rozliczenie VAT w JPK_V7
> Obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne w systemie kaucyjnym
– stawki VAT, zwolnienia, wystawianie faktur, rozliczanie kaucji niezwróconej
> Źródła przepisów
– treść ustawy kaucyjnej, rozporządzenie regulujące wysokość kaucji, objaśnienia podatkowe systemu kaucyjnego
Obowiązki przedsiębiorców w systemie kaucyjnym
Sprzedawcy detaliczni muszą rzetelnie ewidencjonować pobrane i zwrócone kwoty kaucji, by poprawnie rozliczać VAT.
Producenci i importerzy będą zobowiązani do naliczenia VAT od wartości kaucji za opakowania, które nie zostały zwrócone przez konsumentów w danym roku podatkowym. Oznacza to konieczność dokładnej ewidencji i rozliczenia na koniec roku kalendarzowego.
Operatorzy systemu kaucyjnego (zarządzający zwrotami i rozliczeniami) będą mieli dodatkowe obowiązki ewidencyjne i sprawozdawcze, co wpływa na całościową przejrzystość i kontrolę mechanizmu.
Obowiązki przedsiębiorców
w systemie kaucyjnym
>> kto, co i jak?
Producent, importer i dystrybutor
muszą dołączyć do systemu kaucyjnego i prowadzić ewidencję wprowadzonych na rynek opakowań wraz z naliczonymi kaucjami.
Detaliści powyżej 200 m² powierzchni
są zobowiązani do przyjmowania opakowań zwrotnych bez wymogu paragonu i zwracania kaucji konsumentom.
Sklepy poniżej 200 m²
mogą limitować zwroty (z wyjątkiem szklanych butelek wielokrotnego użytku, których zwroty muszą przyjmować) oraz muszą zawrzeć umowę z operatorem systemu.
Wszyscy uczestnicy
muszą poprawnie ewidencjonować i raportować dane do operatora i władz.
Obowiązki przedsiębiorców
w systemie kaucyjnym
>> kto, co i jak?
Rozliczenia VAT w systemie kaucyjnym
Ewidencja i zwrot kaucji a VAT
EWIDENCJA KAUCJI A ROZLICZENIA VAT
Firmy muszą wprowadzić systemy umożliwiające rozróżnienie kaucji od ceny towaru w dokumentacji sprzedaży i zakupów. To gwarantuje, że VAT jest naliczany tylko od wartości samego napoju, a nie od kaucji (w przypadku zwrotu opakowań). Konieczna jest ścisła kontrola stanu zwrotów na bieżąco, aby prawidłowo określić kwoty kaucji podlegające opodatkowaniu rocznemu.
Konsekwencje braku zwrotu opakowań
Kaucje za niezwrócone opakowania stanowią przychód podatkowy i należy je dodatkowo wykazać w rocznym rozliczeniu VAT. W praktyce przedsiębiorcy muszą zaplanować odpowiednie procedure księgowe na koniec roku, aby rozliczyć te kwoty oraz uniknąć błędów i ryzyka kontroli podatkowej.
Jak rozliczać kaucję, gdy opakowanie nie jest zwrócone?
W przypadku gdy konsument nie odda opakowania, kaucja staje się przychodem przedsiębiorcy i podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Przepisy wskazują, że wartość tej kaucji powinna być podana i rozliczona w VAT w rozliczeniu rocznym za dany okres podatkowy, co wymaga systematycznej ewidencji zwrotów opakowań i powiązanych kwot kaucji.
Oznakowanie i informowanie konsumenta
Wprowadzenie obowiązku oznaczania opakowań znakiem systemu kaucyjnego oraz informowania konsumentów o wysokości kaucji i zasadach zwrotu jest też nowym wyzwaniem dla firm. Oznaczenia powinny pojawić się zarówno na opakowaniach, jak i w punktach sprzedaży lub opisach produktów w e-commerce, co wymaga koordynacji z działami marketingu i sprzedaży.
Specyfika opakowań objętych systemem
System kaucyjny w Polsce obejmuje m.in.:
butelki PET do 3 litrów
puszki metalowe do 1 litra
oraz butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5 litra
Dla tych opakowań obowiązują zatem szczególne zasady związane z prowadzeniem ewidencji oraz rozliczeń VAT, odrębne od tych stosowanych do dotychczasowych opakowań zwrotnych czy palet.
Korzyści i wyzwania dla firm
Nowy system wprowadza duży stopień uporządkowania i jasności, szczególnie w kwestii braku wliczania kaucji do podstawy VAT na każdym etapie łańcucha, co zwiększa transparentność rozliczeń i poprawia płynność finansową firm. Jednocześnie wyzwaniem pozostaje konieczność precyzyjnego prowadzenia ewidencji zwrotów i niezwrotnych opakowań, aby prawidłowo wyliczyć należny podatek VAT.
Najczęściej zadawane pytania
FAQ
Jakie opakowania obejmuje system kaucyjny?
System dotyczy m.in. butelek PET do 3 litrów, puszek metalowych do 1 litra oraz butelek szklanych wielokrotnego użytku do 1,5 litra.
Kto ma obowiązek przyjmowania zwrotów opakowań?
Sklepy powyżej 200 m² muszą przyjmować zwroty wszystkich opakowań objętych systemem, sklepy poniżej 200 m² jedynie butelek szklanych wielokrotnego użytku.
Czy sklepy internetowe też muszą uczestniczyć w systemie?
Tak, sprzedaż online również podlega systemowi kaucyjnemu, wymaga więc organizacji możliwości zwrotu opakowań przez punkty partnerskie lub logistykę zwrotną.
Kto ponosi obowiązki ewidencyjne?
Sprzedawcy detaliczni, producenci, importerzy oraz operatorzy systemu mają określone obowiązki ewidencyjne i sprawozdawcze.
Jak często należy rozliczać VAT od niezwróconych kaucji?
Podatek VAT od niezwróconych kaucji w systemie kaucyjnym w Polsce rozlicza się raz w roku, w deklaracji składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, w którym powstała różnica między wprowadzonymi a zwróconymi opakowaniami.
Czy kaucja będzie zawsze zwolniona z VAT?
Kaucja jest wyłączona z podstawy opodatkowania VAT pod warunkiem jej zwrotu. Jeżeli opakowanie nie zostanie zwrócone, kaucja zostanie opodatkowana VAT.
Dodatkowe aspekty istotne dla przedsiębiorców
1. Obowiązki podmiotów handlowych o różnych powierzchniach
Przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż napojów w opakowaniach podlegających systemowi kaucyjnemu mają różne obowiązki w zależności od wielkości punktu sprzedaży. Sklepy powyżej 200 m² muszą przyjmować zwroty wszystkich opakowań objętych systemem i wypłacać kaucję konsumentom, natomiast mniejsze punkty (poniżej 200 m²) mają prawo ograniczyć obowiązki związane ze zwrotem, z wyjątkiem szklanych butelek wielokrotnego użytku, które muszą przyjmować. Mniejsze sklepy muszą jednak podpisać umowy z operatorem systemu, co wiąże się z koniecznością ewidencjonowania sprzedaży i naliczania kaucji.
2. Obowiązek podpisania umowy z operatorem systemu kaucyjnego
Wszyscy przedsiębiorcy wprowadzający na rynek opakowania objęte systemem muszą zawrzeć umowę z operatorem systemu wyłonionym w konkursie przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska. Operator odpowiada za zbiórkę i zarządzanie zwrotami opakowań, co wymaga od firm ścisłej współpracy i raportowania danych zgodnie z jego wytycznymi, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia VAT i spełnienie wymogów adaptacyjnych.
3. Wpływ systemu na gospodarkę odpadami i ceny produktów
Firmy powinny przygotować się nie tylko na zmiany księgowo-podatkowe, ale też na konieczność inwestycji w infrastrukturę (np. automaty do zwrotu opakowań, tzw. kaucjomatów) oraz szkolenia personelu do obsługi nowego systemu. To może wpłynąć na wzrost kosztów operacyjnych, które częściowo mogą zostać przeniesione na konsumentów w postaci wyższych cen napojów.
4. Rozliczenia w przypadku sprzedaży internetowej
Firmy prowadzące sprzedaż online również są objęte obowiązkiem systemu kaucyjnego i muszą zapewnić konsumentom możliwość zwrotu opakowań, np. poprzez punkty partnerskie lub logistykę zwrotną. Oznacza to konieczność organizacji dodatkowych procesów logistycznych i integracji systemów e-commerce z mechanizmami ewidencyjnymi kaucji i jej zwrotów.
5. Kontrola i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Nowe przepisy przewidują kary za niespełnienie obowiązków w zakresie systemu kaucyjnego, zarówno dotyczące ewidencjonowania kaucji i rozliczeń VAT, jak i zapewnienia możliwości zwrotu opakowań. Sankcje finansowe mogą dotknąć producentów, importerów i sprzedawców, dlatego dokładność w rozliczeniach i pełna zgodność z przepisami są kluczowe w zarządzaniu ryzykiem podatkowym.
System kaucyjny | VAT w JPK_V7
Jak wykazać VAT od niezwróconej kaucji w JPK_V7
Podatek VAT od niezwróconej kaucji w systemie kaucyjnym wykazuje się raz w roku, w deklaracji JPK_V7 za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, w którym powstała różnica między wprowadzonymi a zwróconymi opakowaniami.
Dla podatników miesięcznych jest to zwykle deklaracja za styczeń (składana do 25 lutego), a dla kwartalnych deklaracja za pierwszy kwartał (do 25 kwietnia). Wyjątkowo za rok 2025 rozliczenie to zostanie złożone w deklaracji za luty 2026 r.
W pliku JPK_V7 podwyższenie podstawy opodatkowania i kwoty VAT od niezwróconych kaucji wykazuje się w polach odpowiednich do stawki VAT przypisanej do napoju (np. 23% VAT w polach P_15–P_20 i K_15–K_20).
Nowością jest specjalne pole P_360 (w części deklaracyjnej) i K_360 (w części ewidencyjnej), w którym wykazywana jest suma podatku od niezwróconych kaucji. Jako nazwę numeru dowodu w ewidencji należy wprowadzić SYSTEM KAUCYJNY, a w numerze i nazwie kontrahenta dane podmiotu reprezentującego odpowiedzialnego za wpłatę kaucji na rachunek bankowy.
W praktyce oznacza to konieczność oddzielnego ewidencjonowania kaucji i podstawy VAT oraz właściwego ujęcia ich w JPK_V7 zgodnie z przypisaną stawką (np. 23%). Podmiot reprezentujący system kaucyjny pełni rolę płatnika VAT i to on deklaruje i wpłaca ten podatek do urzędu skarbowego.
Sprawozdawczość
Obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne w systemie kaucyjnym
Przedsiębiorcy uczestniczący w systemie kaucyjnym mają obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji wszystkich operacji związanych z pobieraniem, zwrotem i niezwracaniem opakowań objętych kaucją.
Ewidencja ta musi umożliwiać identyfikację liczby wprowadzonych na rynek opakowań wraz z naliczonymi kaucjami, zarejestrowanie zwrotów dokonanych przez konsumentów oraz wskazanie liczby opakowań, które nie zostały zwrócone. Wszystkie te dane są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT, szczególnie w kontekście kaucji stanowiących przychód do opodatkowania gdy opakowania nie wracają do obrotu.
Firmy są zobowiązane do regularnego raportowania danych ewidencyjnych do operatora systemu oraz do właściwych organów państwowych. Raporty muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan zwrotów i sprzedaży oraz służyć transparentności i skutecznej kontroli całego systemu. Nieprzestrzeganie obowiązków ewidencyjnych lub składanie niepełnych czy nieprawdziwych informacji może skutkować sankcjami administracyjnymi i podatkowymi. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów informatycznych oraz procesów księgowych, tak aby precyzyjnie rejestrować każdą operację związaną z kaucją i zapewnić możliwość łatwego przygotowania wymaganych sprawozdań.
Rozliczenia VAT i wystawianie faktur w systemie kaucyjnym
W systemie kaucyjnym wystawianie faktur podlega szczególnym zasadom, które przedsiębiorcy muszą uwzględnić, aby prawidłowo rozliczać VAT. Kaucja pobierana za opakowanie powinna być oddzielnie wykazana na fakturze, co pozwala wyraźnie odróżnić ją od wartości samego napoju lub innego produktu. Zgodnie z przepisami, kaucja nie wchodzi do podstawy opodatkowania VAT w przypadku zwrotu opakowania, dlatego konieczne jest właściwe dokumentowanie tego faktu fakturami lub innymi dowodami sprzedaży.
Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawienia faktury VAT obejmującej sprzedaż kaucji na żądanie nabywcy lub w przypadkach przewidzianych prawem. Faktura powinna zawierać wszystkie wymagane elementy, m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, numer faktury, szczegółowy opis transakcji, wartość netto, stawkę oraz kwotę VAT. Przy wystawianiu faktur ważne jest również uwzględnienie momentu powstania obowiązku podatkowego, który w przypadku kaucji może nastąpić przy sprzedaży lub rozliczeniu niezwróconych opakowań na koniec roku.
W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia w systemach sprzedażowych i księgowych funkcji umożliwiających rozdzielenie wartości kaucji i kwoty VAT, a także odzwierciedlenie zwrotów kaucji na późniejszych dokumentach. Poprawne wystawianie faktur i rozliczanie VAT w systemie kaucyjnym to nie tylko wymóg prawny, ale też sposób na uniknięcie nieścisłości podczas kontroli podatkowej oraz optymalizację finansową firmy.
Jakie stawki VAT i zwolnienia mogą mieć zastosowanie przy kaucji
W systemie kaucyjnym kaucja pobierana za opakowania po napojach nie podlega VAT na etapie jej pobrania i zwrotu konsumentowi — jest zwolniona z podatku zarówno dla opakowań jednorazowego, jak i wielokrotnego użytku. Oznacza to, że kaucja nie jest wliczana do podstawy opodatkowania VAT podczas całego łańcucha dostaw, od producenta lub importera, przez hurtowników, aż do detalistów.
Natomiast w sytuacji, gdy opakowanie nie zostanie zwrócone do systemu, kaucja traktowana jest jako przychód i podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych, zgodnie ze stawką VAT przypisaną do produktu. Przykładowo, jeśli napój jest objęty stawką 5%, niezwrócona kaucja powinna być rozliczana według stawki 5%; jeśli natomiast dotyczy napoju objętego 23% VAT, taka stawka będzie miała zastosowanie do niezwrotnej kaucji.
Warto podkreślić, że system nie obejmuje opakowań niezakwalifikowanych do systemu kaucyjnego, gdzie obowiązują standardowe zasady VAT. W związku z tym firmy muszą dokładnie rozróżniać opakowania wprowadzone do systemu, aby prawidłowo stosować stawki VAT i zwolnienia.
Jaką stosować stawkę do kaucji niezwróconej
Zasadniczo stawka VAT kaucji niezwróconej powinna odpowiadać stawce VAT przypisanej do napoju znajdującego się w opakowaniu (np. 5% lub 23%). Mogą pojawić się również sytuacje, w których nie będzie możliwości przyporządkowania stawki podatku VAT do zwróconego opakowania objętego systemem kaucyjnym. W takiej sytuacji podatnik do rozliczenia niezwróconych opakowań lub odpadów opakowaniowych uwzględni proporcję wynikającą z opodatkowania towarów różnymi stawkami.
Rozliczenie VAT od niezwróconej kaucji następuje raz w roku, w deklaracji za pierwszy okres roku następującego po roku, w którym ustalono różnicę między ilością wprowadzonych a zwróconych opakowań.
Wprowadzenie systemu kaucyjnego to istotna zmiana w funkcjonowaniu rynku, która wymaga od przedsiębiorców świadomego podejścia do VAT i precyzyjnej księgowości. Odpowiednie przygotowanie i wdrożenie nowych procedur z pewnością przyniesie korzyści i pozwoli uniknąć nieporozumień interpretacyjnych.
Źródła wiedzy
- Ministerstwo Klimatu i Środowiska – System kaucyjny www.gov.pl/web/klimat/system-kaucyjny
- Ministerstwo Klimatu i Środowiska – oficjalna strona z zasadami systemu kaucyjnego i opisem nowelizacji ustawy kaucyjnej dotyczącej wdrożenia systemu: https://www.gov.pl/web/klimat/system-kaucyjny-zasady
- Polski System Kaucyjny S.A. – operator nowego systemu, wskazuje na obowiązki przedsiębiorców i zasady działania systemu kaucyjnego: https://polskisystemkaucyjny.pl
- Tekst ustawy kaucyjnej – Ustawa z dnia 13 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw”, opublikowany w Dzienniku Ustaw pod numerem 1852 z 2023 roku: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2023/1852
Dodatkowe rozporządzenia wykonawcze dotyczące systemu kaucyjnego:
- Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 8 lipca 2024 r., regulujące m.in. maksymalną wysokość kaucji za opakowania i zasady funkcjonowania systemu, Dziennik Ustaw, pozycja 1046 z 2024 roku https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/1046
- Rządowe objaśnienia podatkowe dotyczące systemu kaucyjnego gov.pl/attachment/548938d5-3dbb-4926-a360-3c104f060931
Rozliczenia VAT
Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia księgowego w odniesieniu do systemu kaucyjnego i nowych obowiązków podatkowych >> skontaktuj się z nami. Biuro rachunkowe Business Mind jest przygotowane do nowych wymogów i zapewnia bezpieczne rozliczenia, pełną zgodność z przepisami i pomoc w zarządzaniu rozliczeniami VAT.
Podejmuj najlepsze decyzje!
Skontaktuj się z nami – mamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze księgowej firm!
Zadzwoń: +48 601 627 101
Napisz: biuro@businessmind.pl
SPRAWDŹ NASZĄ OFERTĘ
Kontakt telefoniczny
Zadzwoń
+48 601 627 101
Wiadomość e-mail
Nasze biuro
Adres
Business Mind Sp z o.o.
Gdynia, ul. Świętojańska 43/23, Baltic Plaza