E-doręczenia – kompleksowy przewodnik dla klientów biura rachunkowego Business Mind

Od 10 grudnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące e-doręczeń, które wprowadzają nową, cyfrową formę komunikacji z urzędami. Obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń dotyczy określonych podmiotów, a jego celem jest usprawnienie wymiany korespondencji urzędowej oraz zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów.

E-doręczenia – cyfrowa komunikacja z urzędami

Podmioty rejestrujące działalność po 1 stycznia 2025 roku w KRS lub CEIDG będą zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń już podczas procesu rejestracji.

Kogo dotyczą e-doręczenia ?

E-doręczenia są obowiązkowe dla:

• podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w tym spółek kapitałowych i osobowych, obowiązek wchodzi w życie od 1 kwietnia 2025 roku
  
• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisanych do CEIDG, od 1 października 2026 roku,
• jednostek sektora finansów publicznych,
• zawodów zaufania publicznego, takich jak doradcy podatkowi, adwokaci, radcowie prawni, obowiązek korzystania z e-doręczeń zaczyna się od 1 stycznia 2025 r.
• organów administracji publicznej.

Dla osób prywatnych oraz niektórych przedsiębiorców usługa pozostaje dobrowolna.

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?

Aby skorzystać z e-doręczeń, należy założyć specjalną skrzynkę elektroniczną na platformie rządowej Biznes.gov.pl, gdzie dostępna jest odpowiednia e-usługa. Proces ten przebiega w kilku krokach:

1. Wejście na stronę gov.pl – przejdź na stronę internetową dedykowaną e-doręczeniom.

2. Złożenie wniosku – zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego i wypełnij formularz rejestracyjny.

3. Potwierdzenie tożsamości – system może wymagać dodatkowej weryfikacji, np. poprzez podpisanie wniosku podpisem kwalifikowanym.

4. Otrzymanie adresu do e-doręczeń – po zatwierdzeniu wniosku użytkownik otrzymuje unikalny adres elektroniczny, który będzie służył do oficjalnej korespondencji.

5. Aktywacja i użytkowanie – od momentu aktywacji skrzynki korespondencja urzędowa będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie, eliminując konieczność korzystania z tradycyjnej poczty.

Korzyści wynikające z e-doręczeń

• Bezpieczeństwo – dokumenty trafiają bezpośrednio do adresata i są chronione przed nieuprawnionym dostępem.
• Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności odbioru tradycyjnej korespondencji oraz unikanie opłat pocztowych.
  
• Wygoda – dostęp do korespondencji z dowolnego miejsca i urządzenia.
  
• Pewność doręczenia – system automatycznie potwierdza odbiór dokumentów, eliminując problemy związane z zagubioną korespondencją.

Podsumowanie

E-doręczenia to istotna zmiana w komunikacji z administracją publiczną, której celem jest cyfryzacja i usprawnienie procesów urzędowych. Dla przedsiębiorców i podmiotów zobowiązanych do ich posiadania, warto jak najszybciej przejść przez proces rejestracji i rozpocząć korzystanie z tej wygodnej formy komunikacji.

Jeśli potrzebujesz pomocy w założeniu skrzynki do e-doręczeń lub masz pytania dotyczące obowiązków z tym związanych, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy!

Zespół Specjalistów Business Mind

Podejmuj najlepsze decyzje!
Skontaktuj się z nami – mamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze księgowej firm!

Zadzwoń: +48 601 627 101

Napisz: biuro@businessmind.pl