Tachografy w busach od 1 lipca 2026 r. – nowe obowiązki pracodawców w transporcie

Podstawa prawna - skąd wynikają nowe obowiązki w transporcie?

Zmiany wynikają z unijnego Pakietu Mobilności – zestawu rozporządzeń, które od 2020 r. stopniowo reformują zasady wykonywania drogowego transportu towarów w Europie.

Kluczowe akty prawne regulujące obowiązki od 1 lipca 2026 r.:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2020/1054 z dnia 15 lipca 2020 r. – zmienia m.in. rozporządzenie (WE) nr 561/2006 i rozszerza przepisy o czasie pracy i tachografach na pojazdy o DMC powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym.
• Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. – określa normy czasu jazdy, przerw i odpoczynku kierowców zawodowych.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. – określa wymagania techniczne dotyczące tachografów w drogowym transporcie towarowym i pasażerskim.

Przepisy te są bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich UE – nie wymagają odrębnego wdrożenia do prawa krajowego.

Kogo dotyczą nowe przepisy od 1 lipca 2026 r.?

Pojazdy objęte obowiązkiem

Nowe wymogi obejmują pojazdy spełniające łącznie wszystkie poniższe warunki:

1. Dopuszczalna masa całkowita (DMC) pojazdu, łącznie z przyczepą lub naczepą, przekracza 2,5 tony i nie przekracza 3,5 tony – tzw. busy i lekkie pojazdy dostawcze.
2. Pojazd wykonuje zarobkowy przewóz towarów – transport odpłatny, realizowany w ramach działalności gospodarczej.
3. Charakter przewozu: transport międzynarodowy lub kabotaż – każdy przejazd z przekroczeniem granicy państwowej lub operacja kabotażowa (tymczasowy przewóz krajowy realizowany przez przewoźnika z innego państwa członkowskiego UE).

Ważne wyłączenia – na co zwrócić uwagę

Obowiązek stosowania tachografów nie dotyczy:

• pojazdów wykonujących wyłącznie transport krajowy (bez przekraczania granicy), przy spełnieniu warunków określonych w rozporządzeniu,
• przewozów realizowanych na potrzeby własne (niezarobkowych), przy spełnieniu warunków z art. 3 lit. ha rozporządzenia (UE) 2020/1054,
• pojazdów korzystających z innych wyłączeń przewidzianych w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 (m.in. przewozy w określonym promieniu od bazy, pojazdy specjalne).

Ważne dla pracodawców: Jeśli Twoja firma wykorzystuje lekkie pojazdy dostawcze wyłącznie do transportu krajowego, nowe obowiązki Cię nie dotyczą. Jeśli jednak choćby część floty realizuje przewozy transgraniczne lub kabotaż – przepisy wchodzą w życie bez wyjątku od 1 lipca 2026 r.

Inteligentny tachograf drugiej generacji (G2V2) – co warto wiedzieć?

Jedynym urządzeniem spełniającym wymagania prawne dla pojazdów 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym od 1 lipca 2026 r. jest inteligentny tachograf drugiej generacji, oznaczany jako G2V2.

Starsze modele – tachografy cyfrowe pierwszej generacji ani inteligentne tachografy G2V1 – nie spełniają nowych wymagań dla tej kategorii pojazdów.

Inteligentny tachograf G2V2, zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 165/2014 w brzmieniu zmienionym przez Pakiet Mobilności, jest wyposażony w:

• odbiornik GNSS – automatycznie rejestruje pozycję pojazdu, w tym miejsca przekraczania granic, załadunku i rozładunku,
• komunikację DSRC – umożliwia zdalną kontrolę przez służby drogowe bez zatrzymywania pojazdu,
• moduł zdalnego pobierania danych – pozwala na pobieranie plików z tachografu przez sieć komórkową.

Obowiązek dotyczy zarówno pojazdów nowo rejestrowanych, jak i już zarejestrowanych – jeżeli będą używane w transporcie międzynarodowym lub kabotażu po 1 lipca 2026 r.

Nowe obowiązki kierowców w transporcie busami od 1 lipca 2026 r.

Kierowcy lekkich pojazdów dostawczych wykonujących zarobkowy transport międzynarodowy podlegają od 1 lipca 2026 r. tym samym regulacjom co kierowcy pojazdów ciężarowych powyżej 3,5 tony. Wynikają one z rozporządzenia (WE) nr 561/2006 zmienionego rozporządzeniem (UE) 2020/1054.

Normy czasu jazdy i odpoczynku:

• dzienny czas prowadzenia pojazdu: maksymalnie 9 godzin, z możliwością przedłużenia do 10 godzin nie więcej niż dwa razy w tygodniu,
• tygodniowy czas prowadzenia pojazdu: maksymalnie 56 godzin,
• łączny czas prowadzenia pojazdu w ciągu dwóch kolejnych tygodni: maksymalnie 90 godzin,
• obowiązkowa przerwa: 45 minut po 4,5 godziny nieprzerwanej jazdy (lub dwie przerwy: 15 + 30 minut),
• dzienny odpoczynek: co najmniej 11 godzin (regularny) lub 9 godzin (skrócony, nie więcej niż 3 razy między dwoma odpoczynkami tygodniowymi).

Obowiązek korzystania z cyfrowej karty kierowcy:

• każdy kierowca musi posiadać i używać cyfrowej karty kierowcy wydanej przez właściwy organ krajowy,
• nowa karta przechowuje dane z ostatnich 56 dni aktywności kierowcy (karty poprzedniej generacji przechowywały dane z 28 dni),
• podczas kontroli drogowej kierowca ma obowiązek okazać zapisy z tachografu i karty za ostatnie 56 dni.

Nowe obowiązki pracodawców – ewidencja czasu pracy, archiwizacja danych, rozliczenia płacowe

To obszar, który bezpośrednio dotyczy działów kadrowo-płacowych i biur rachunkowych obsługujących firmy transportowe. Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązki, których realizacja wymaga odpowiednich procedur wewnętrznych.

Regularne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 165/2014 pracodawcy są zobowiązani do regularnego pobierania danych w trybie:

• z tachografu pojazdu: co najmniej raz na 90 dni,
• z karty kierowcy: co najmniej raz na 28 dni.

Pobieranie danych musi być udokumentowane. Zaniedbanie tego obowiązku stanowi naruszenie przepisów i może być podstawą sankcji podczas kontroli.

Przechowywanie i archiwizacja danych

Pobrane dane muszą być:

• przechowywane przez minimum 12 miesięcy od daty pobrania,
• zabezpieczone przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem,
• udostępniane na żądanie organów kontrolnych (Inspekcja Transportu Drogowego, Państwowa Inspekcja Pracy).

Weryfikacja zgodności z przepisami o czasie pracy

Pracodawca ma obowiązek regularnie analizować pobrane dane i oceniać, czy kierowcy przestrzegają norm czasu jazdy i odpoczynku określonych w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006. Brak weryfikacji – nawet jeśli to kierowca naruszył normy – może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.

Wpływ na rozliczenia płacowe i ewidencję czasu pracy

Dane z tachografu i karty kierowcy są podstawą do:

• ewidencji czasu pracy – tachograf rejestruje aktywność kierowcy z podziałem na: jazda, inne prace, gotowość, odpoczynek,
• naliczania wynagrodzeń – w tym godzin nadliczbowych, diet i ryczałtów za noclegi w podróży służbowej,
• rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym – w zakresie składek od wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych.

Wprowadzenie tachografów do floty busów oznacza dla działów kadrowo-płacowych konieczność uwzględnienia nowego źródła danych ewidencyjnych w procesach naliczania wynagrodzeń.

Sankcje – co grozi za naruszenie przepisów od 1 lipca 2026 r.?

Przepisy nie przewidują okresu przejściowego. Od 1 lipca 2026 r. każdy pojazd objęty obowiązkiem, który nie jest wyposażony w wymagany tachograf G2V2, narusza prawo.

Kary za naruszenia przepisów o tachografach i czasie pracy kierowców wynikają z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, ze zm.) oraz z rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie wysokości kar pieniężnych w transporcie drogowym.

Przykładowe sankcje:

→ brak wymaganego tachografu lub zamontowanie urządzenia niespełniającego wymagań: kara 12 000 zł,

→ naruszenia przepisów o czasie jazdy, przerwach i odpoczynku – kary od kilkuset do kilku tysięcy złotych za każde naruszenie, w zależności od jego wagi,

→ naruszenia obowiązków pracodawcy w zakresie kontroli przestrzegania przepisów przez kierowców – odpowiedzialność przedsiębiorcy.

Kontrole są prowadzone przez Inspekcję Transportu Drogowego (ITD) oraz służby kontrolne innych państw UE podczas przewozów transgranicznych.

Kadry i płace dla firm branży transportowej

Skontaktuj się z zespołem Business Mind – pomożemy prawidłowo wdrożyć nowe wymogi prawne do rozliczeń czasu pracy kierowców w Twojej firmie.

→ Mamy doświadczenie w branży TSL i doskonale wiemy, jak wymagające są rozliczenia księgowe i kadrowo-płacowe w transporcie, logistyce, spedycji. Mamy sprawdzone metody, by je uprościć – sprawnie, przejrzyście i zgodnie z najnowszymi przepisami.
→ W pełni wspieramy wszystkie rozliczenia związane z Pakietem Mobilności. Udzielamy dodatkowego wsparcia naszym klientom – tak, żeby zmiany przepisów i zasad rozliczeń obowiązujących firmy nie były dodatkowym obciążeniem w prowadzeniu biznesu. Każde rozwiązanie dostosowujemy konkretnie do sytuacji Twojej firmy – czyli tam, gdzie rozwiązanie ma zadziałać.
→  Od 2010 r. skutecznie prowadzimy obsługę księgową i kadrowo-płacową firm, zapewniając wiedzę i doświadczenie, dzięki którym rozliczenia w firmie stają się proste.

Porozmawiajmy o tym, jak możemy wesprzeć Twoją firmę →

Lista kontrolna dla firmy transportowej przed 1 lipca 2026 r.