Ważne zmiany w zwolnieniach lekarskich (L4) od 2026 roku – co musi wiedzieć każda firma?

Najważniejsze zmiany w zwolnieniach lekarskich (L4) od kwietnia 2026 roku

Skąd wzięły się zmiany? Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

7 stycznia 2026 roku Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Projekt wyszedł z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i jest odpowiedzią na wieloletnią lukę legislacyjną: kluczowe pojęcia, takie jak „praca zarobkowa” czy „aktywność niezgodna z celem zwolnienia”, nie były dotąd zdefiniowane w ustawie. Ich interpretację pozostawiano sądom i ZUS-owi, co prowadziło do rozbieżności, a nierzadko – do niesprawiedliwych decyzji.

Celem reformy jest większa przejrzystość przepisów, sprawniejsze procedury kontrolne i likwidacja tzw. absurdów zasiłkowych.

Kiedy co wchodzi w życie? Trzy etapy reformy

Zmiany są wdrażane stopniowo:

• 27 stycznia 2026 r. – nowe zasady kontroli ZUS, przeprowadzania postępowań orzeczniczych i gromadzenia materiału dowodowego
• 13 kwietnia 2026 r. – przepisy dotyczące dopuszczalnych i niedozwolonych czynności na zwolnieniu lekarskim, nowe uprawnienia kontrolne małych pracodawców, zmiana zasad liczenia pierwszego dnia L4
• 1 stycznia 2027 r. – możliwość wystawienia L4 tylko na jednego pracodawcę przy wieloetatowości

Co to jest „praca zarobkowa” na L4? Nowa definicja ustawowa

To jedna z fundamentalnych zmian. Dotychczas brakowało precyzji, a niemal każda aktywność mogła zostać uznana za „pracę zarobkową” i skutkować utratą zasiłku za cały okres zwolnienia.

Od 13 kwietnia 2026 roku ustawa jednoznacznie definiuje: praca zarobkowa to każda czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od formy prawnej zatrudnienia – ale z istotnym wyjątkiem.

Z definicji wyłączono czynności incydentalne, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

• są pojedynczymi, wyjątkowymi działaniami wymuszonymi istotnymi okolicznościami,
• nie wynikają z polecenia pracodawcy,
• nie mają charakteru stałego ani regularnego,
• nie utrudniają procesu leczenia.

Przykłady dozwolonych czynności incydentalnych:

• podpisanie pilnego dokumentu lub umowy
• jednorazowe opłacenie faktury, aby zapobiec poważnym konsekwencjom finansowym
• odpowiedź na krytyczny e-mail służbowy
• jednorazowe odebranie ważnej korespondencji

Co wolno, a czego nie wolno na L4?

Nowe przepisy wyraźnie rozróżniają trzy kategorie aktywności:

✔  Zawsze dozwolone – czynności dnia codziennego

• wyjście do apteki po leki
• podstawowe zakupy spożywcze
• krótki spacer (jeśli lekarz nie zalecił leżenia)
• odprowadzenie dziecka do przedszkola, gdy nie może zrobić tego nikt inny

✔  Dozwolone incydentalnie – wyjątkowe sytuacje

• podpisanie pilnego dokumentu
• jednorazowe opłacenie faktury
• sporadyczny udział w kluczowym spotkaniu online (o ile nie pogarsza stanu zdrowia)

✗  Niedozwolone – aktywność sprzeczna z celem zwolnienia

Ustawa wprowadza definicję aktywności niezgodnej z celem zwolnienia: jest nią każda czynność, która może opóźniać leczenie lub wydłużać rekonwalescencję. Ocena zależy od rodzaju i przyczyn zwolnienia – inaczej traktowane są zwolnienia po operacji, inaczej po przeziębieniu. Przykłady: intensywna praca fizyczna przy urazie, uprawianie sportu wyczynowego, niestosowanie się do zaleceń lekarskich.

Kluczowa zmiana w logice przepisów: do tej pory pytanie brzmiało: „czy coś robiłeś na L4?” – po zmianach brzmi: „czy to, co robiłeś, pogorszyło stan zdrowia lub wydłużyło leczenie?”

Rewolucja dla małych firm: teraz też mogą kontrolować L4

To zmiana, której małe i średnie przedsiębiorstwa czekały latami.

Do tej pory prawo do samodzielnej kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przysługiwało wyłącznie pracodawcom zgłaszającym do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Mniejsze firmy mogły jedynie wnioskować do ZUS o przeprowadzenie kontroli – bez wpływu na termin ani sposób jej realizacji.

Od 13 kwietnia 2026 roku pracodawcy zatrudniający nie więcej niż 20 ubezpieczonych uzyskują ustawowe prawo do samodzielnego przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich.

Kontrola ta dotyczy okresu, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe – czyli:

• do 33 dni w roku kalendarzowym (pracownicy do 50. roku życia),
• do 14 dni (pracownicy powyżej 50. roku życia).

Nowe, ujednolicone formularze kontrolne

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało nowe, obligatoryjne wzory dokumentów:

• upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
• protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego

Od teraz każda kontrola musi być przeprowadzona w oparciu o te dokumenty. To ważna informacja dla działów kadr i płac: kontrola bez właściwego upoważnienia i protokołu może być podważona.

Zmiana zasad liczenia pierwszego dnia L4

Pozornie techniczna, ale istotna zmiana dotyczy wliczania pierwszego dnia zwolnienia do okresu zasiłkowego.

Do tej pory: jeśli pracownik w dniu wystawienia L4 stawił się w pracy choćby na chwilę, ten dzień często nie był wliczany do okresu zasiłkowego, co powodowało rozbieżności przy ustalaniu wymiaru zasiłku.

Od 13 kwietnia 2026 roku: pierwszy dzień zwolnienia lekarskiego jest wliczany do okresu zasiłkowego zawsze – niezależnie od tego, czy pracownik był danego dnia obecny w pracy. Krótka wizyta w biurze w celu przekazania informacji o wizycie lekarskiej nie zmienia tej zasady.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i kadrowców? Konieczna jest weryfikacja dotychczasowych procedur naliczania wynagrodzeń chorobowych i zasiłków. Systemy kadrowo-płacowe powinny uwzględniać nowe zasady.

Wieloetatowcy: nowe zasady dla pracowników z kilku tytułów ubezpieczenia

Zmiana dotyczy pracowników zatrudnionych jednocześnie u kilku pracodawców lub posiadających kilka tytułów do ubezpieczenia społecznego (np. etat + umowa zlecenie).

Od 13 kwietnia 2026 roku: niezdolność do pracy obejmuje każdy tytuł ubezpieczenia, dla którego wystawia się odrębne zwolnienie. Oznacza to, że pracownik może otrzymać osobne L4 dla każdego pracodawcy.

Od 1 stycznia 2027 roku wchodzi znacznie dalej idąca zmiana: na wniosek ubezpieczonego lekarz nie musi wystawiać zwolnienia dla wszystkich tytułów – jeśli praca u jednego z pracodawców, z uwagi na jej charakter, może być nadal wykonywana.

Przykłady z uzasadnienia ustawy:

• chirurg ze złamanym palcem nie może operować → ale może prowadzić wykłady na uczelni,
• dziennikarz z chrypą nie poprowadzi audycji radiowej → ale może pisać artykuły.

Obowiązek informacyjny pracownika: osoba, która korzysta z L4 tylko u jednego pracodawcy, a u drugiego kontynuuje pracę, musi poinformować tego drugiego płatnika o posiadanym zwolnieniu z innego tytułu.

Wzmocnienie uprawnień ZUS

Reforma wzmacnia też pozycję ZUS w zakresie kontroli zwolnień lekarskich. Od 27 stycznia 2026 roku ZUS może:

• żądać od ubezpieczonego pisemnych wyjaśnień i dokumentacji,
• przeprowadzać kontrole zwolnień na opiekę nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny,
• żądać dokumentacji medycznej osoby wymagającej opieki,
• przekazywać materiały do organów samorządu lekarskiego w przypadku wątpliwości co do zasadności wystawionego L4.

Reforma orzecznictwa lekarskiego w ZUS

Nowelizacja zmienia też sam proces wydawania orzeczeń lekarskich:

• 30 dni  na wydanie orzeczenia – ustawowy termin
• Jeden lekarz orzecznik może orzekać zarówno w I, jak i II instancji (w sprawach nieskomplikowanych)
• W sprawach szczególnie skomplikowanych możliwe jest skierowanie do trzyosobowego składu
• Pielęgniarki i fizjoterapeuci mogą wydawać niektóre orzeczenia (np. o niezdolności do samodzielnej egzystencji, rehabilitacji w zakresie narządu ruchu)
• Asystenci medyczni będą mogli wspierać lekarzy orzeczników w dokumentacji

Co to oznacza dla działów kadr i płac?

Nowe przepisy to sygnał do przeglądu wewnętrznych procedur w firmie. Oto lista kluczowych działań, które warto podjąć:

1. Zaktualizuj wewnętrzny regulamin kontroli zwolnień lekarskich – zwłaszcza jeśli zatrudniasz mniej niż 21 osób i dotąd nie przeprowadzałeś samodzielnych kontroli.
2. Pobierz nowe wzory dokumentów ze strony Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – upoważnienie do kontroli i protokół kontroli.
3. Zweryfikuj procedury naliczania wynagrodzenia chorobowego pod kątem nowych zasad liczenia pierwszego dnia L4.
4. Przeszkól dział HR w zakresie nowych definicji i dozwolonych czynności na zwolnieniu – aby unikać błędnych decyzji o pozbawieniu pracownika zasiłku.
5. Przygotuj się na zmiany od 2027 roku – w szczególności jeśli zatrudniasz pracowników wieloetatowych lub zleceniobiorców.

Podsumowanie zmian w L4 w pigułce

Harmonogram zmian w zwolnieniach lekarskich od 2026 r.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o zmiany w L4 od 2026 roku

Prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że Twoje procedury kadrowo-płacowe są zgodne z nowymi przepisami?

Obsługa kadrowo-płacowa w profesjonalnym biurze rachunkowym to nie tylko prawidłowe naliczanie wynagrodzeń na czas – to też bieżące śledzenie zmian w prawie i wdrażanie odpowiednich rozwiązań w Twojej firmie, zanim zmiany staną się problemem.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami

→ Biuro rachunkowe Business Mind skutecznie dba o spokój prawidłowych rozliczeń księgowych i kadrowo-płacowych swoich klientów od 2010 r.