Pełne odliczenie VAT od samochodów osobowych w firmie

Kompleksowy poradnik: Pełne odliczenie VAT od samochodów osobowych w firmie w 2025 roku

Pełne odliczenie VAT od samochodów osobowych w firmie. Warunki i zasady dokumentacji - odliczenie VAT 50% i 100%. | Biuro rachunkowe Business Mind Sp. z o.o. - Księgowość dla firm | Wpis na blogu księgowym www.businessmind.pl

Jak odliczać VAT od samochodów osobowych w firmie na korzystnych warunkach? Sprawdź zasady odliczeń, wymogi dokumentacji i korzystaj z najlepszych praktyk tak, żeby Twoja firma korzystała z pełnego odliczenia.

W 2025 roku przedsiębiorcy korzystający z samochodów osobowych w firmie mogą odliczać podatek VAT na korzystnych warunkach, ale pod pewnymi warunkami i przy spełnieniu określonych wymogów dokumentacyjnych. Ten wpis rozwieje wszystkie wątpliwości dotyczące zasad, dokumentacji oraz praktyk niezbędnych do prawidłowego skorzystania z pełnego odliczenia VAT.

Zasady odliczania VAT od samochodów osobowych w firmie

50% odliczenia VAT jest możliwe przy użytkowaniu mieszanym auta, czyli zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, bez konieczności szczegółowej ewidencji.
100% odliczenia VAT można uzyskać wyłącznie wtedy, gdy samochód jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej i spełnione są dodatkowe wymogi, takie jak zgłoszenie i ewidencja użytkowania wewnętrznego auta.
Obecne zasady wynikają z derogacji UE, przedłużonej Polsce do końca 2028 roku, czyli do tego czasu obowiązują restrykcyjne przepisy co do odliczeń VAT w samochodach osobowych.
Od stycznia 2026 nastąpią zmiany dotyczące amortyzacji i podatku dochodowego, ale reguły VAT pozostaną stałe.

Wymagania dokumentacyjne dla pełnego odliczenia VAT

Aby w pełni odliczyć VAT od samochodu osobowego, przedsiębiorca musi:

1. Złożyć formularz VAT-26

Dokument ten zgłasza chęć wyłącznego używania auta do celów działalności gospodarczej.
Musi zostać złożony w urzędzie skarbowym w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.

2. Prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę)

Ewidencja musi zawierać:

Numer rejestracyjny pojazdu,
Daty rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
Stany licznika (początkowy, końcowy w okresie),
Dokładne wpisy z datami, celami i trasą wyjazdów,
Liczbę przejechanych kilometrów,
Imię, nazwisko i podpis osoby prowadzącej pojazd.

3. Wprowadzić regulamin użytkowania samochodu

Zakaz korzystania z pojazdu do celów prywatnych,
Monitorowanie użytkowania auta przez firmę (np. GPS),
Potwierdzenie, że auto jest wykorzystywane wyłącznie służbowo.

Jakie dokumenty potwierdzają wyłączne użycie służbowe samochodu osobowego w firmie?

Formularz VAT-26 – oficjalne zgłoszenie do urzędu skarbowego,
Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) – szczegółowe zapisy jazd służbowych,
Regulamin i polityka firmy dotycząca użytkowania auta,
Raporty z systemów zarządzania flotą lub monitoringu GPS – potwierdzające brak używania prywatnego,
Umowy leasingu, faktury i potwierdzenia zakupu – dokumentujące fakt, że auto jest na firmę.

Termin na złożenie formularza VAT-26

Termin na złożenie formularza VAT-26 dla uzyskania 100% odliczenia VAT od samochodu osobowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej:

VAT-26 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem (np. zaliczka na leasing, opłata wstępna, faktura zakupu).
Jednocześnie termin ten nie może być późniejszy niż dzień złożenia pliku JPK_V7 za poprzedni miesiąc.
Przykład: jeśli pierwszy wydatek był poniesiony 5 października, VAT-26 trzeba złożyć do 25 listopada. Jeśli plik JPK_V7 zostanie wysłany wcześniej, to VAT-26 powinno być złożone tego samego dnia, co JPK_V7.
Złożenie deklaracji po tym terminie skutkuje utratą prawa do pełnego 100% odliczenia VAT za pierwszy miesiąc użytkowania pojazdu, a jedynie pozwala na odliczenie 50% VAT.

Termin ten jest liczony od daty pierwszego wydatku związanego z pojazdem, a nie od daty zakupu czy umowy, co jest ważne do prawidłowego rozliczenia. Zgłoszenie składa się do urzędu skarbowego właściwego dla celów VAT – dla jednoosobowej działalności jest to urząd skarbowy według miejsca zamieszkania, a dla spółek – według miejsca prowadzenia działalności.

Formularz VAT-26 można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej, ale wymagana jest autoryzacja (np. kwalifikowany podpis lub dane autoryzujące).

Ważne! Żeby zachować prawo do pełnego odliczenia VAT, VAT-26 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku związanego z autem lub najpóźniej w dniu wysłania JPK_V7 za dany miesiąc.

Synchronizacja złożenia formularza VAT-26 z wysyłką pliku JPK_V7

Żeby zgrać termin złożenia formularza VAT-26 z wysyłką pliku JPK_V7, warto zastosować się do kilku praktycznych porad, które pomogą zachować zgodność terminów i prawo do pełnego odliczenia VAT:

Planowanie terminu VAT-26 względem daty pierwszego wydatku
Zgłoszenie VAT-26 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek (np. faktura zakupu lub zaliczka na leasing) związanego z pojazdem.
Zgranie terminu VAT-26 z terminem wysyłki JPK_V7
Plik JPK_V7 za dany okres również powinien zostać wysłany do urzędu skarbowego najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Aby zachować prawo do 100% odliczenia VAT, VAT-26 powinno być złożone najpóźniej w tym samym dniu co JPK_V7 za ten okres.
Monitorowanie terminów i przygotowanie wczesnej wysyłki
Praktycznie oznacza to, że najlepiej przygotować i złożyć VAT-26 na kilka dni przed wysyłką JPK_V7, by mieć margines na ewentualne korekty i uniknąć ryzyka niedotrzymania terminu.
Sprawdzanie potwierdzeń
Po wysłaniu VAT-26 oraz JPK_V7 warto sprawdzić status ich przyjęcia w systemie ePUAP lub dedykowanej platformie Ministerstwa Finansów. W przypadku błędów najlepiej natychmiast reagować.
Korzystanie z programów księgowych
Programy do księgowości często oferują funkcje monitorowania i przypominania o terminach VAT-26 i JPK_V7, co ułatwia utrzymanie synchronizacji.

Dzięki powyższym krokom przedsiębiorca zapewni sobie, że odliczenia VAT będą poprawnie rozliczone i nie zostaną utracone z powodu nieterminowego zgłoszenia VAT-26 lub spóźnionej wysyłki JPK_V7.

FAQ — Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę odliczyć 100% VAT bez zgłoszenia VAT-26?

Nie, pełne odliczenie VAT wymaga zgłoszenia VAT-26 oraz prowadzenia wymaganej ewidencji przebiegu pojazdu.

Co zrobić, jeśli używam samochodu również prywatnie?

Wtedy przysługuje odliczenie VAT w wysokości 50% bez konieczności dodatkowej ewidencji.

Jak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu?

To systematyczny rejestr wszystkich wyjazdów samochodu ze wskazaniem celu, trasy, daty i liczby przejechanych kilometrów. Powinna zawierać dane kierowcy i być podpisana.

Czy brak ewidencji wyklucza pełne odliczenie VAT?

Tak, bez rzetelnej ewidencji nie można udowodnić wyłącznego używania auta do działalności, co skutkuje tylko 50% odliczeniem VAT.

W 2025 roku pełne odliczenie VAT od samochodów osobowych w firmach wymaga nie tylko spełnienia rygorystycznych warunków, ale przede wszystkim solidnej i systematycznej dokumentacji. Zgłoszenie na formularzu VAT-26, dokładna ewidencja przebiegu pojazdu oraz firmowe regulacje zakazujące prywatnego użytkowania auta stanowią fundament prawidłowego stosowania tych przepisów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skutecznie korzystać ze zwrotu 100% VAT na zakup i użytkowanie samochodu firmowego.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości i rozliczeń VAT dla Twojej firmy, warto skorzystać z usług doświadczonego biura rachunkowego, które zna aktualne regulacje i pomoże uniknąć błędów podatkowych.

Masz pytania? Specjaliści Biura rachunkowego Business Mind są gotowi, by pomóc w każdej kwestii dotyczącej firmowych rozliczeń.

Umów konsultację księgową Business Mind dla firm >>

Pliki do pobrania:

Kilometrówka – darmowy wzór

Opis dokumentu do pobrania:

Dokument przeznaczony jest dla firm i przedsiębiorców, którzy zwracają pracownikom koszty używania prywatnych samochodów osobowych w celach służbowych. Narzędzie to ułatwi rozliczanie tzw. kilometrówki zarówno w jazdach lokalnych, jak i zamiejscowych.

Szablon zawiera wszystkie niezbędne dane wymagane przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Dla kogo?

Właścicieli firm zatrudniających pracowników
Działów kadr i księgowości
Przedsiębiorców rozliczających delegacje służbowe

Pobierz darmowy szablon i uprość rozliczanie kosztów podróży służbowych w swojej firmie!

Ewidencja przebiegu pojazdu do celu odliczenia VAT – wzór [Biuro rachunkowe Business Mind Sp. z o.o. www.businessmind.pl]Pobierz

Źródła: